Wanneer je werkzaam bent voor een internationale organisatie, kom je vroeg of laat in aanraking met buitenlandse partners of klanten. Het is van groot belang om hier op een respectvolle manier mee om te gaan, zodat je de relatie niet in gevaar brengt of onbedoeld iemand beledigt. Als Nederlandse zakenman is het essentieel om effectief te communiceren en op een respectvolle wijze om te gaan met culturele verschillen. Daarnaast is het van belang om oog te hebben voor het individu. In dit artikel bespreken we zeven praktische tips die elke professional kan toepassen tijdens zakelijke ontmoetingen in het buitenland of met buitenlandse relaties:
1. Verdiep je in de plaatselijke cultuur
Een van de sleutels tot internationale succes is cultureel bewustzijn. Voordat je naar het buitenland reist, neem de tijd om de zakelijke gebruiken, sociale normen en etiquette van het betreffende land te bestuderen. Je zult ook verbaasd staan van de culturele verschillen bij onze buurlanden. Formele begroetingen en non-verbale signalen spelen hierin een belangrijke rol. In sommige culturen wordt oogcontact zeer gewaardeerd, terwijl het in andere als onbeleefd wordt ervaren. Door respect te tonen voor de lokale gebruiken, vergroot je de kans op een succesvolle zakelijke relatie.
2. Kleed je passend
Kleding is een krachtig communicatiemiddel. In veel zakelijke omgevingen is een formeel herenkostuum de norm, zo ook in het buitenland. Het is verstandig als Nederlandse professional om je bewust te zijn van de dresscode in het land waarin je zaken doet. Zo vermijd je overdreven informele kleding en sluit je aan bij de lokale normen. Hiermee toon je niet alleen respect voor de zakelijke partners, maar het versterkt ook het vertrouwen versterken en vergroot je professionele uitstraling.
3. Oefen effectieve communicatie
Het kan nuttig zijn om enkele kernbegrippen of uitdrukkingen in de lokale taal te beheersen. Hoewel soms te maken hebt met talen die moeilijk zijn om te leren, laat het wel zien dat je moeite doet om je zakelijke partners te begrijpen. Let ook op je toon, volume en tempo van spreken. Sommige culturen waarderen een assertieve communicatiestijl, terwijl andere de voorkeur geven aan een meer ingetogen benadering. Luister actief naar je gesprekspartners en toon begrip voor hun standpunten. Vermijd jargon en spreek duidelijk, zelfs als je zeker bent dat de anderen Engels begrijpen. Het vermijden van misverstanden is cruciaal voor het opbouwen van sterke zakelijke relaties.
4. Heb respect voor de tijd
Hoewel we als Nederlanders bekend staan om punctualiteit, wordt dit niet overal ter wereld op dezelfde manier gewaardeerd. Sommige culturen zijn meer flexibel als het gaat om tijd, terwijl anderen stipte aankomst verwachten. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van deze verschillen en je aan te passen aan de lokale normen. Wees echter altijd voorbereid op zakelijke bijeenkomsten en zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent over de agenda. Dit toont niet alleen professionaliteit, maar ook respect voor de tijd van anderen.
5. Denk goed na over een geschenk
In veel culturen worden zakelijke geschenken gezien als een teken van waardering en respect. Als Nederlandse professional is het belangrijk om te begrijpen welke soorten geschenken geschikt zijn en welke vermeden moeten worden. Scherpe voorwerpen worden in sommige Aziatische culturen niet gegeven omdat ongeluk zou brengen. Investeer tijd in het selecteren van een attent en gepast geschenk dat de waarden van de lokale cultuur weerspiegelt en toon oprechte waardering voor je zakelijke partners.
6. Neem de tijd tijdens het opbouwen van relaties
Het opbouwen van persoonlijke relaties is ook in het buitenland van groot belang. Neem de tijd om informeel te praten en interesse te tonen in de mensen met wie je zakendoet. Het uitwisselen van persoonlijke verhalen en het tonen van respect voor de lokale gebruiken kan de basis leggen voor langdurige zakelijke relaties. Vergeet niet dat zakelijke afspraken en contracten vaak gebaseerd zijn op vertrouwen. Investeer dus in je relatie met je buitenlandse partners en klanten.
7. Vergeet niet te bedanken
In sommige culturen is het gebruikelijk om na een zakelijke ontmoeting op een respectvolle manier je waardering te tonen. Stuur binnen een redelijke termijn na de bijeenkomst een oprechte dankbetuiging naar je zakelijke partners. Dit kan per e-mail of zelfs per post, afhankelijk van de lokale gewoonten. Vermeld specifieke punten die je hebt besproken en benadruk je enthousiasme voor toekomstige samenwerking. Het tonen van dankbaarheid versterkt de positieve indruk die je hebt achtergelaten en bevordert een duurzame zakelijke relatie.
Een succesvolle zakelijke ontmoeting in het buitenlands is afhankelijk van respect, aanpassingsvermogen en effectieve communicatie. Dit gaat verder dan oppervlakkige beleefdheid. Een goede voorbereiding in de protocollen en geduld om deze correct aan te leren is essentieel. Nederlandse mannen die openstaan voor de culturele verschillen, passende kleding en respect tonen voor persoonlijke relaties, vergroten de kans op zakelijk succes. Daarnaast versterk je ook de reputatie van je organisatie als een betrouwbare en respectvolle zakenpartner.